O mijn god, wat heb ik een hekel aan het doen van de administratie. We zijn gewoon geen vrienden en dat worden we ook nooit. Ik heb heus wel wat discipline, maar dat uitzoekgedoe en direct verwerken-gedoe is echt niet aan mij besteed. 

Maar als ondernemer is het een belangrijk deel van mijn werk en moet ik er toch aan geloven. Dit is hoe ik me erdoorheen sla; misschien heb jij er ook wat aan.

1

Bonnetjes bewaren

Oké, in jaar één als ondernemer was ik hier vreselijk netjes mee. Ik had een map, ik plakte bonnetjes, ik schreef erbij waar ze van waren, ik was meesterlijk goed. Jaar twee werd het al iets minder. Ik had nog steeds een map, maar nu deed ik er misschien één keer per halfjaar een bak met bonnetjes in. Vanaf jaar 3 moest ik de bonnetjes overal vandaan plukken. Een laatje hier, mijn portemonnee daar, in een tas zus en op de schouw zo.

Dat schiet natuurlijk niet op. Maar terug naar de nette versie van mezelf, die alle bonnetjes direct verwerkt? Dat gaat niet meer gebeuren. Ik moet mezelf dus wel een klein beetje ruimte geven om gewoon een sloddervos te zijn.

Mijn oplossing?

Ik heb een pot (ja, zo’n ding waar normaal een plant in staat). Die staat op de schouw en elke keer dat ik bonnetjes heb van zakelijke diners en lunches, dan gaan ze bij thuiskomst meteen in de pot. Eens per kwartaal, als ik toch een BTW-aangifte moet doen, verwerk ik ook de bonnetjes. Dat doe ik overigens digitaal, want dat gedoe met die map is vreselijk veel werk. Inscannen met mijn telefoon en opslaan in mijn administratiesysteem is een stuk gemakkelijker en minder arbeidsintensief.

Soms moet je jezelf gewoon wat ruimte geven en je niet te druk maken over of je wel doet wat heurt.

2

Facturen maken

Je zou denken dat facturen maken het het leukste deel is van ondernemen. Da’s het geld waar je zo keihard voor gewerkt hebt. En het geld is ook wel leuk, maar het maken van facturen is echt vreselijk irritant. Zoeken naar de gegevens van die nieuwe klant, zorgen dat je het juiste kenmerk eraan hangt en vaak ook nog voor de zoveelste keer een blik op de opmaak en opbouw, omdat deze klant het net weer anders wil.

Ik stel het altijd uit en uit en nog eens uit. Ik maak het in mijn hoofd de grootste klus ever en verplaats het steeds naar de bodem van mijn todo-lijst. Niet handig, want geld is geld, is geld!

Mijn oplossing?

Simpel: maak die factuur gewoon zo snel mogelijk. De frustratie van het nadenken over die factuur kost meer tijd dan het maken zelf. Daar heb je meestal namelijk maar een minuut of 5 voor nodig, terwijl het piekeren erover uren kan duren. Zorg dat je een systeem hebt dat mooie facturen uitspuugt terwijl jij alleen wat basisgegevens in hoef te vullen. Niet alleen geeft dat soort systemen inzicht, ze besparen je ook tijd.

3

Btw-aangifte doen

Ik HAAT het om de btw-aangifte te doen. Mickey Mouse geld dat ik heb gekregen, dat niet van mij is en wat ik dan weer terug moet geven aan de belastingdienst. Geld dat op mijn rekening naar me stond te lonken: “Geef mij uit!”. Wat dan vervolgens niet mag, want het was nooit van mij.

En om het erger te maken moet ik het dan ook nog allemaal gaan zitten administreren en vóór datum X bij de belastingdienst binnen hebben. Had ik de term HAAT al gebruikt in hoofdletters? Maar ja, ook dit moet je wel doen, want de belastingdienst heeft weinig sympathie voor mijn gevoel erover.

Mijn oplossing?

Dat was ooit: in volledige paniek mijn bankrekening afstruinen, uit alle hoeken en gaten bonnen trekken en mijn mail bestuderen om de aankopen eruit te vissen (zei ik al dat administratie niet aan mij besteed is?). Inmiddels doe ik het net iets anders.

Door mijn aankopen digitaal te bewaren in een makkelijk systeem bespaar ik mezelf veel tijd. Daarnaast heb ik een lijstje met vaste zaken die altijd moeten worden meegenomen. En ja, dat doe ik een week voor de deadline, want echt…. om dat nou wekelijks netjes bij te houden, dat gaat me te ver. En als jij dat wel doet…. stommerd! Maar door de combi van systeem en lijstje kan ik redelijk makkelijk alles bij elkaar vinden én nog op tijd ook.

4

Überhaupt aangifte doen

Het eerste jaar deed ik echt alles zelf. Ik vond dat ik dat moest kunnen. En dat ging ook prima. Maar sinds ik een administrateur in de arm heb genomen, gaat dat een stuk makkelijker én slimmer. Ja, een groot deel doe ik nog steeds zelf, want ik vind nog steeds dat dat moet kunnen.

Mijn oplossing

Mijn administratiemeneer helpt mij tegenwoordig met de saaiere klussen, maar ook met advies. Want om nou naast mijn vakinhoudelijke kennis, mijn basale kennis van het administratiesysteem dat ik gebruik én mijn uitgebreide kennis van het innerlijke leven van mijn katten, ook nog alle belastingregeltjes bij te houden… dat gaat me te ver.

Vind dus een administratiemeneer of -mevrouw en laat je goed adviseren. Of maak het nog gekker en gooi gewoon alle administratie die je hebt in een doos en drop het bij je administratiekantoor. Dat ga ik voorlopig niet doen, maar het kan voor jou een hele goede oplossing zijn.

Wees ook gewoon aardig voor jezelf

Kortom: dé oplossing, die is er niet. Maar laat je helpen door systemen die je werk uit handen nemen, mensen die je kunnen adviseren. En vooral: wees niet te streng voor jezelf. Die drie mensen die alles helemaal perfect op orde hebben zijn niet de norm. En eigenlijk zijn ze gewoon stom. Vind ik dan. En nu staat het op internet, dus is het waar.

Welke klus haat jij het meeste?


1.822 keer gelezen | Geschreven door , eindredactie door
1 comments
SenolTapirdamaz
SenolTapirdamaz

Wat een ongelooflijk slecht artikel is dit zeg. 

Welke intentie zit hier achter? Het aanbieden van Thinq? Of het vinden van goedkoopste mankracht availlable?


Wanneer deze persoon denkt dat de administratie alleen is om de btw te berekenen, dan is het echt een wonder dat de onderneming uberhaupt nog bestaat.